I 2016 og 2017 er der i Tyskland kommet mange nye regler om kasseregnskab og beskatning. Fra den 1.1.2018 kan du risikere en kassekontrol i Tyskland. De tyske skattemyndigheder kan uden varsel møde op i forretningen eller virksomheden og forlange at se kassen. Jo større din kontante omsætning er, jo mere er du tvunget til at beskæftige dig med emnet.
Generelt skal alle forretningstransaktioner registreres. Og det skal gøres således, at en fremmed kan kontrollere, om optegnelserne er fuldstændige og rigtige. Hvis du bruger en æske som kasse og afvikler massevis af små salg (eksempel: kiosk) viser den tyske finansforvaltning forståelse. Bolsjer skal ikke registreres enkeltvis, men dette er en undtagelse.
Det er ikke tilstrækkeligt at have en kassebog, som er lavet i Microsoft Word eller Excel, fordi det til enhver tid er muligt at foretage ændringer i disse programmer.
Kassedokumentationen skal ajourføres hver dag og det må ikke være muligt at ændre den, lige meget om du skriver i en kassekladde med en kuglepen eller om du har et netværk med flere topmoderne it-baserede kasser. Kasser med bits og bytes skal før eller senere være certificeret fra statens side.
Indtægter og udgifter skal i alle systemer have deres eget bilag.
Tysk kasseregnskab og skat, del 1: Elektroniske kasser
Du må fremover kun bruge kasser, som kan dokumentere alle poster enkeltvis og som gemmer de skatterelevante informationer, så de ikke kan ændres. Dette er f.eks.:
Journaldata,
regnskabsdata,
programmeringsinformationer,
ændringer i databasen som f.eks. prisændringer.
Disse data skal til enhver tid være disponible og læsbare og det skal være muligt for det tyske Finanzamt at foretage en digital evaluering. Derudover skal data opbevares 10 år.
Inden du du begynder at blade i kassesystemets håndbog, er det muligvis nemmere at bede kassens producent om at bekræfte, at kassen er i overensstemmelse med den gældende tyske lovgivning. Hovedsageligt er det:
BMF-skrivelse fra 26.11.2010, BStBl. I 2010, 1342,
BMF-skrivelse fra 14.11.2014, BStBL. I 2014, 1450 (GoBD),
Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen,
Kassensicherungsverordnung vom 26.9.2017, BGBl. I S. 3515.
Hvis din elektroniske kasse ikke opfylder kravene, bliver du i værste fald nødt til at skifte den ud, men med lidt held kan den gamle kasse måske opgraderes. Husk at gemme det gamle kassesystem, det kan være, at det tyske Finanzamt på et tidspunkt gerne vil kontrollere det (opbevaringsfrist på 10 år!). Når du køber et nyt kassesystem, skal du i hvert tilfælde bede om dokumentation for, at det nye kassesystem senere kan certificeres. Senest fra 2022 skal elektroniske kasser være certificeret og det tyske „Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik“ vil helt sikkert gennemføre kontroller.
Allerede nu gælder principperne om dokumentation i den nye tyske GoBD-forordning: Fuldstændig indsamling, opbevaring og gengivelse af data i de første 10 år efter indsamling skal være sikret både teknisk og organisatorisk. Og du skal have en skriftlig sagsdokumentation på gennemførelsen af ovennævnte. Der skal foreligge en omfangsrig beskrivelse af alle skatterelevante elektroniske systemer – også kassesystemer. Sagsdokumentationen skal f.eks. indeholde håndbøger, brugsanvisninger, arbejdsbeskrivelser (”hvem gennemfører hvad med hvilket system og hvor bliver det dokumenteret?”), endvidere programmeringsbeskrivelser. Dette har den tyske Bundesfinanzhof desværre allerede bekræftet:
“I et programmerbart kassesystem er en manglende brugsanvisning og dokumentation af senere gennemførte programændringer en formel fejl og sættes lig med manglen af en Z-bon i en registreringskasse eller et manglende kasseregnskab ved brug af en åben pengekasse. Dette alene fører principielt til en skønsmæssig ansættelse” (BFH vom 25.3.2015, BStBl. II 2015, 743)”.
Når man anskaffer en ny kasse, giver det god mening at spørge forhandleren om skatterelevant redskabsdokumentation. Men også her kan det ikke undgås at dokumentere virksomhedsrelevante arbejdsprocesser.
Fra 2020 gælder følgende:
Nye kasser skal være certificerede ved køb,
alle kasser, der er i brug i virksomheden, skal meddeles til det tyske Finanzamt (systemer, som er anskaffet før 2020 skal meddeles senest den 31.01.2020),
generelt skal kunden modtage en papir-kvittering. Hvis dette ikke er muligt, kan der ansøges om fritagelse for udskrivningen af kvittering og muligvis får man lov.
Hvis IT-kassen udover kontanter også afregner kortbetaling (EC-kort, kreditkort), skal disse ikke kontante betalinger registreres separat. Derudover skal systemet registrere betalingsarten ved alle betalinger. Der skal ikke udprintes en z-bon ved brug af it-kasser – den gemte dokumentation er det egentlige bevis. Det er ikke nødvendigt at have en kassebog eller en kasseopgørelse.
Kontantbeholdningen skal tælles hver dag. Hvis man har flere kasser, skal de tælles hver for sig.
Der er dog også en fordel ved de nye systemer: Fordi det tyske skattevæsen skal kunne læse alle data, har systemerne som regel også en eksportmulighed til finansbogholderiet. Normalt kan vi indlæse alle strukturerede data i vores system. Dette kan spare meget arbejde.
Du er velkommen til at få vores brochure “Tysk kasseregnskb og skat”, som indeholder forskellige skabeloner, som måske gør det lidt nemmere for dig at håndtere de nye regler og er med til at mindske skatterisici. Skabelonerne er et rent hjælpemiddel til at danne et overblik, men de selvfdølgelig erstatter ikke den lovmæssige vurdering af sagens forhold. Du behøver blot at sende en mail til info(at)tyskrevision.com.
tyskrevision, den 13.06.2018
Benjamin J. Feindt, Steuerberater & Partner, mail: bjf(at)tyskrevision.com
