Anlässlich einer Betriebsprüfung ist es für Unternehmen in Deutschland wichtig, eine Verfahrensdokumentation aufzusetzen. Oftmals wird diese bereits vor der Prüfung von dem Finanzamt angefragt.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Seit dem Jahr 2015 wird in der GoBD gefordert, dass jeder Unternehmer über eine Verfahrensdokumentation verfügen soll. In einer Verfahrensdokumentation werden die Prozesse der Digitalisierung, Aufbewahrung und Vernichtung von Papierbelegen festgehalten. Mittels dieser Verfahrensdokumentation soll die Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Buchführung des Unternehmens sichergestellt sein. Mit anderen Worten ist diese Art von Dokumentation das Handbuch zum Unternehmen, welches sich ein Betriebsprüfer bei einer Prüfung zur Hand nimmt.
Änderungen in auch nur einem der Prozessschritte muss umgehend in der Verfahrensdokumentation angepasst werden. So sollen die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit für den Betriebsprüfer weiterhin gegeben sein.
Was ist, wenn eine Verfahrensdokumentation nicht vorhanden ist?
Verfügt das Unternehmen nicht über eine Verfahrensdokumentation, kann dieses als mangelhafte Buchführung von dem Betriebsprüfer eingestuft werden. In diesem Fall kann der Betriebsprüfer eine Schätzung der Buchführung vornehmen, welche oftmals zum Nachteil für das Unternehmen ausfällt.
Wie sieht eine Verfahrensdokumentation aus?
Besonders Unternehmer, die zum ersten Mal ein Unternehmen gründen, wissen vielleicht gar nicht, was in dieser Verfahrensdokumentation aufgeführt werden soll. Es gibt vier Kategorien, die inhaltlich diskutiert werden müssen:
- Die allgemeine Beschreibung des Unternehmens
Geben Sie einen Überblick über die steuerrelevanten Prozesse, die Verfahren und Maßnahmen zur Abgabe von Belegen sowie Nachweise der Mitarbeiterqualifikationen. - Die technische Systemdokumentation
Verschaffen Sie einen Einblick in die IT-Systeme, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden. Beschreiben Sie wie die einzelnen Schritte ausgeführt werden, um es nachvollziehbar und nachprüfbar wie möglich zu gestalten. - Die Anwenderdokumentation
Beschreiben Sie die Prozesse und unternehmensspezifischen Anpassungen, sowie die Handbücher und Schulungsunterlagen, die in Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehen. - Die Betriebsdokumentation
Erläutern Sie den Datenfluss und die Schnittstellen, sowie die Sicherstellung der Unveränderbarkeit der Daten.
Wenn Sie fragen zu dem Aufbau der Verfahrensdokumentation oder Ähnliches haben, zögern Sie nicht uns anzusprechen. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung.
Aileen Schüttke, tyskrevision
as@tyskrevision.com
