Seit 2018 gilt in Deutschland die Registrierkassenpflicht. Demnach müssen alle Betriebe, die mit einer Registrierkasse arbeiten, einige Voraussetzungen beachten. Außerdem kann das Finanzamt unangekündigt im Rahmen einer Kassennachschau die Aufzeichnungen der Registrierkasse kontrollieren. Um alle wichtigen Informationen in einem zu finden, haben wir für Sie in diesem Artikel die Voraussetzungen aufgeschrieben und erklärt.
Ist mein Betrieb von der Registrierpflicht betroffen?
Vorab: in Deutschland tätige Betriebe sind nicht dazu verpflichtet eine elektronische Registrierkasse zu nutzen. Demnach bleibt die Entscheidung zwischen einer elektronischen Kasse oder einer offenen Ladenkasse dem Unternehmer selbst überlassen.
Fällt die Entscheidung auf eine elektronische Kasse, so muss die GoBD erfüllt werden. GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. In dieser werden unter anderem die Anforderungen an die korrekte Erfassung und Aufbewahrung von elektronischen Geschäftsvorfällen, Belegen und anderen steuerrelevanten Daten geregelt.
Kassennachschau durch das Finanzamt
Unangekündigt kann das Finanzamt vor der Ladentür stehen, um eine Kassennachschau durchzuführen. Im Rahmen dieser Nachschau wird überprüft, ob die Kassenführung korrekt aufgeführt wird. Hierbei sind vor allem bargeldintensive Betriebe betroffen, wie beispielsweise Einzelhändler und Gastronomen.
Die GoBD schreibt des Weiteren vor, dass alle im Kassenbuch eingetragenen Aufzeichnungen nicht verändert werden können dürfen. Sprich ein Kassenbuch in Word oder Excel zu führen ist nicht ausreichend, da die Daten im Nachhinein verändert werden können und somit keine „ordnungsgemäße Kassenführung“ stattfindet. Sollte das Kassenbuch nur in einem dieser beiden Programme geführt werden, so kann es zu Nachschätzungen kommen, die meist in hohen Nachzahlungen enden. Alle Umsätze müssen einzeln und unveränderbar elektronisch erfasst werden. Zudem müssen sie vollständig sein und für 10 Jahre aufbewahrt werden.
Worauf achtet das Finanzamt bei einer Kassennachschau?
Steht das Finanzamt dann vor der Tür, wird erwartet, dass folgende Voraussetzung erfüllt sind:
- Möglichkeit eines Datenexports mit GOBD-Schnittstelle
- Wir empfehlen weiterhin tägliche Zählprotokolle mit Unterschrift des Zählenden
- Stornierung, Retoure und Kassenentnahmen sollten im Datensatz enthalten sein
- Aufbewahrung der Originalbelege bei Barzahlungen direkt aus der Kasse
- Die Speicherung jeder Änderung (bspw. Änderung der Preise im Kassensystem, sämtliche Programmierungen)
- Protokoll Trainingsspeicherkarten
- Bedienungsanleitung und Wartungsprotokoll
- Kalkulationsgrundlagen
- Die Kasse muss Kassensturz-fähig sein, da das Finanzamt immer eine machen möchte
Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) Pflicht
Um Manipulationen der Kasse zu vermeiden, wurde im Rahmen des Kassengesetzes von 2016 die Pflicht einberufen, dass elektronische Kassen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen muss. Die Einführung wurde immer wieder verschoben. Ab dem 1.4.21 drohen allerdings empfindliche Nachteile, wenn keine TSE vorhanden ist. Wer noch keine TSE hat, sollte sich dringend an seinen Kassenhersteller wenden. Jede TSE ist zu registrieren – dabei helfen wir gern.
Es ist nicht vorauszusehen, wann das Finanzamt vor der Ladentür stehen wird. Daher ist es immer gut, für diesen Fall zu jeder Zeit vorbereitet zu sein. Falls Sie Fragen haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Seite.
Aileen Schüttke, tyskrevision
as@tyskrevision.com
