Eine Vielzahl neuer Vorschriften hat es in den letzten Jahren rund um Kasse und Besteuerung gegeben und seit dem 01.01.2018 ist eine unangemeldete Kassen-Nachschau durch das Finanzamt möglich. Je höher der Barumsatz in Ihrem Geschäft ist, desto ernsthafter sollten Sie sich mit diesem Thema beschäftigen.
Generell müssen alle Geschäftsvorfälle einzeln aufgezeichnet werden. Und zwar so, dass ein Fremder prüfen kann, ob die Aufzeichnungen lückenlos und richtig sind. Wenn Sie als Kasse eine Kiste nutzen und massenhaft kleine Vorgänge damit abwickeln (Kiosk-Fall), hat die Finanzverwaltung ein Einsehen: Nicht jedes Kaubonbon muss einzeln händisch aufgeschrieben werden. Das ist aber die Ausnahme.
Kassenbücher, die in Microsoft Word oder Excel geführt werden, reichen niemals aus, weil diese Programme im Nachhinein beliebig verändert werden können.
Die Aufzeichnungen müssen bei Kassen immer täglich erfolgen und sie müssen unveränderbar sein – ganz gleich, ob Sie alles mit Kugelschreiber in ein Kassenbuch eintragen oder eine Vielzahl topmoderner Computerkassen in Netzwerke einbinden. Kassen mit Bits und Bytes müssen über kurz oder lang staatlich zertifiziert sein.
Einlagen in die Kasse und Entnahmen daraus belegen Sie in allen Systemen immer durch einen Eigenbeleg.
Kassenführung und Steuern Teil 1: Kassen mit Elektronik
Sie dürfen nur noch Kassen einsetzen, die alle Vorgänge einzeln aufzeichnen und sämtliche steuerlich relevanten Daten unveränderbar speichern. Das sind zum Beispiel:
Journaldaten,
Auswertungsdaten,
Programmierdaten,
Stammdatenänderungen wie bspw. Preisänderungen.
Diese Daten müssen „jederzeit verfügbar“ und lesbar sein und dem Finanzamt so zur Verfügung gestellt werden können, dass dieses sie maschinell auswerten kann. Außerdem müssen die Daten 10 Jahre aufbewahrt werden.
Bevor Sie sich jetzt mit dem Handbuch Ihrer Kasse auseinandersetzen, kann es einfacher sein, den Hersteller Ihrer Kasse zu bitten, die Übereinstimmung seines Produkts mit gültigem deutschen Recht zu bestätigen. Im Wesentlichen sind das:
BMF-Schreiben vom 26.11.2010, BStBl. I 2010, 1342,
BMF-Schreiben vom 14.11.2014, BStBL. I 2014, 1450 (GoBD),
Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen,
Kassensicherungsverordnung vom 26.9.2017, BGBl. I S. 3515.
Wenn Ihre elektronische Kasse das nicht erfüllt, müssen Sie diese wohl oder übel austauschen (mit etwas Glück lässt sich die alte Kasse auch aufrüsten)! Schmeißen Sie die alte Kasse aber lieber noch nicht weg – es kann sein, dass ein Prüfer sie sich nochmal anschauen möchte (10 Jahre Aufbewahrungsfrist). Wenn Sie eine neue Kasse kaufen, lassen Sie sich unbedingt vor Kauf bestätigen, dass die Kasse später zertifizierbar sein wird. Denn das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik wird elektronische Kassensysteme zertifizieren, und spätestens ab 2022 darf keine elektronische Kasse mehr verwendet werden, die kein Zertifikat besitzt.
Aus der neuen GoBD-Verordnung grüßt bereits heute die Verfahrensdokumentation: Die vollständige und lückenlose Erfassung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls, dessen unveränderbare Speicherung und jederzeitige Wiedergabe während der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist müssen durch technische und organisatorische Maßnahmen sichergestellt sein. Und Sie müssen schriftlich dokumentieren, wie Sie das sicherstellen. Alle steuerrelevanten elektronischen Systeme – so auch Kassensysteme – müssen umfangreich beschrieben werden. Zur Dokumentation gehören beispielsweise Handbücher, Bedienungsanleitungen, Beschreibungen der Betriebsabläufe („Wer macht was mit welchem System und wo dokumentiert er es?“), aber auch Programmieranleitungen. Das hat der BFH leider auch schon bestätigt:
„Bei einem programmierbaren Kassensystem stellt das Fehlen der aufbewahrungspflichtigen Betriebsanleitung sowie der Protokolle nachträglicher Programmänderungen einen formellen Mangel dar, dessen Bedeutung dem Fehlen von Tagesendsummenbons bei einer Registrierkasse oder dem Fehlen von Kassenberichten bei einer offenen Ladenkasse gleichsteht und der daher grundsätzlich schon für sich genommen zu einer Hinzuschätzung berechtigt.“ (BFH vom 25.3.2015, BStBl. II 2015, 743).
Wer eine neue Kasse kauft, fragt am besten direkt bei Kauf, welche Gerätedokumentationen für Steuerzwecke aufzubewahren sind. Aber auch in diesem Fall kommt man um betriebsspezifische Beschreibung von Abläufen nicht herum.
Ab 2020 gilt:
Nur noch zertifizierte Kassen dürfen neu angeschafft werden.
Jede im Betrieb eingesetzte Kasse muss dem Finanzamt gemeldet werden (bei vor 2020 angeschafften Systemen muss die Meldung bis 31.1.2020 erfolgen).
Generell muss dem Kunden ein Beleg ausgegeben werden – wer das aus bestimmten Gründen nicht kann, darf einen Antrag stellen, und erhält gegebenenfalls das Recht, auf die Belegausgabe zu verzichten.
Wenn Ihre PC-Kasse neben Bargeld auch Kartenumsätze (EC-Zahlungen, Kreditkarten) abrechnet, müssen diese „unbaren“ Zahlungsvorgänge separat erfasst werden. Außerdem muss das System bei jedem Zahlvorgang die Zahlungsart erfassen. Bei PC-Kassen müssen keine Tagesendsummenbons ausgedruckt werden – die gespeicherte Dokumentation ist der originäre Nachweis. Ein Kassenbuch muss nicht gesondert geführt werden, ebenso sind Kassenberichte nicht nötig.
Die Bargeldbestände sind täglich zu zählen. Am besten nutzen Sie dabei ein Zählprotokoll, welches wir Ihnen gern kostenlos zur Verfügung stellen. Wer mehrere Kassen einsetzt, muss auch mehrere Kassen separat zählen.Einen Vorteil gibt es allerdings bei neueren Systemen: Weil die Daten zwingend für das Finanzamt auslesbar sein müssen, haben sie in der Regel auch Exportmöglichkeiten für die Finanzbuchhaltung. Wir können in aller Regel sämtliche strukturierten Daten in unser System einlesen. Das kann erheblich Arbeit sparen.
Gern können Sie unsere Informationsbroschüre „Kassenführung und Steuern“ kostenlos unter info(at)tyskrevision anfordern. Die Broschüre enthält verschiedene Vorlagen, die Ihnen die Handhabung der Anforderungen in der Praxis erleichtern und Steuerrisiken reduzieren können. Eine eingehende rechtliche Bewertung des jeweiligen Sachverhaltes können sie jedoch nicht ersetzen.
tyskrevision | TR Steuerberater, den 12.06.2018
Benjamin J. Feindt, Steuerberater & Partner, mail: bjf(at)tyskrevision.com
