Forpligtelsen til at installere et kasseapparat (Registrierkassenpflicht) har været gældende via lovbestemmelse i Tyskland siden 2018. I henhold til denne skal alle virksomheder, der arbejder med et kasseapparat, overholde diverse krav. Derudover kan skattemyndigheden uden forudgående varsel kontrollere kasseapparatets optegnelser, som en del af en kassekontrol (Kassennachschau). For et samlet overblik over alle vigtige informationer, har vi efterfølgende i denne artikel formuleret og forklaret forudsætningerne.
Er min virksomhed omfattet af lovbestemmelsen?
Først og fremmest: virksomheder, der opererer i Tyskland, er ikke forpligtet til at bruge et elektronisk kasseapparat. Derfor overlades beslutningen mellem et elektronisk kasseapparat eller et åbent kasseapparat til virksomhedslederen selv.
Besluttes det at bruge et elektronisk kasseapparat, skal GoBD opfyldes. GoBD regulerer retningslinjerne for korrekt føring og opbevaring af bøger, optegnelser og dokumenter i elektronisk form såvel som for dataadgang. Her reguleres blandt andet kravene til korrekt registrering og lagring af elektroniske forretningstransaktioner, kvitteringer og andre skatterelevante data.
Skattemyndighedens kassekontrol
Skattemyndigheden kan uanmeldt stå ved butiksdøren for at ville gennemføre en kassekontrol. Som en del af denne kontrol tjekkes, om føringen af kassen foretages på korrekt vis. Især virksomheder, som håndterer store mængder af kontanter, såsom detailhandlere og restauratører, er berørte.
GoBD fastlægger tillige, at alle posteringer, der er registreret i kassebogen, ikke må kunne ændres. Med andre ord, er det ikke tilstrækkeligt at føre en kassebog i Word eller Excel, da disse data kan ændres og derfor vil dette ikke svare til en “korrekt håndtering af kasseføring”. Hvis kassebogen kun føres i et af disse to programmer, kan der være genoverslag, som for det meste ender med høje efterbetalinger.
Alle omsætninger skal registreres individuelt og uforanderligt elektronisk. Derudover skal disse være fyldestgørende og opbevares i 10 år.
Hvad er skattemyndigheden opmærksom på ved en kassekontrol?
Når skattemyndigheden står ved døren, forventes det, at følgende forudsætninger er opfyldt:
- Mulighed for dataeksport med GOBD-interface
- Vi anbefaler fortsat daglige optællingsprotokoller underskrevet af den optællende person
- Annullering, tilbagelevering og kontantforbrug af kassen skal medtages i optegnelsen
- Opbevaring af originale bilag for kontante udbetalinger direkte fra kasseapparatet
- Lagring af enhver ændring (f.eks. prisændring i kassesystemet, al programmering)
- Protokol af træningshukommelseskort
- Brugervejledning og vedligeholdelseslog
- Beregningsgrundlag
- Kasseapparatet skal være kasseoptælling-kompatibelt, da skattemyndigheden altid ønsker at foretage en optælling
Teknisk sikkerhedsindretning (TSE) er obligatorisk
For at undgå manipulation af kasseapparat, fastlagde den tyske lov om kasseføring fra 2016, at det er obligatorisk for elektroniske kasseapparater at have en certificeret teknisk sikkerhedsindretning. Introduktionen er blevet udsat igen og igen. Fra 01.04.2021 er der imidlertid risiko for alvorlige ulemper, hvis indretningen TSE ikke er implementeret. Hvis du endnu ikke har en TSE, skal du straks kontakte producenten af dit kasseapparat. Hver TSE skal registreres – vi hjælper dig gerne.
Det er umuligt at forudsige, hvornår skattemyndigheden vil stå ved butiksdøren. Derfor er det altid godt at være forberedt på denne eventualitet. Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os. Vi hjælper med glæde.
Aileen Schüttke, tyskrevision
as@tyskrevision.com
