I anledning af en skatterevision i Tyskland er det vigtigt for virksomheder i Tyskland at udarbejde en proceduremæssig dokumentation. Ofte efterspørges denne af skattemyndigheden allerede inden revisionen.
Hvad er en proceduremæssig dokumentation?
Siden 2015 har GoBD krævet, at enhver virksomhedsleder i Tyskland skal råde over en proceduremæssig dokumentation. Processerne ifm. digitalisering, lagring og destruktion af papirdokumenter fastholdes i den proceduremæssige dokumentation. Dokumentationen skal sikre verificerbarheden og sporbarheden af virksomhedens bogføring. Sagt med andre ord, er denne type dokumentation virksomhedens håndbog, som en revisor fra skattemyndigheden benytter under en revision.
Ændringer i blot ét af procestrinene skal omgående tilpasses i den proceduremæssige dokumentation. På denne måde består verificerbarheden og sporbarheden fortsat for revisor fra skattemyndigheden.
Hvad sker der, hvis en proceduremæssig dokumentation ikke er til rådighed?
Hvis virksomheden ikke har en proceduremæssig dokumentation, kan dette klassificeres som dårlig bogføring af skattemyndighedens revisor. I dette tilfælde kan den foretage et skøn over bogføringen, hvilket ofte er til ulempe for virksomheden.
Hvad skal en proceduremæssig dokumentation indeholde?
Især iværksættere, der opretter en virksomhed for første gang, ved måske ikke engang, hvad der skal være angivet i denne proceduremæssig dokumentation. Der er fire kategorier, der med hensyn til indhold, skal diskuteres:
- Generel beskrivelse af virksomheden
Opret en oversigt over de skatterelevante processer, procedurer og foranstaltninger ifm. indberetning af kvitteringer og bevis for medarbejderkvalifikationer. - Teknisk systemdokumentation
Giv et indblik i de IT-systemer, der anvendes i din virksomhed. Beskriv hvordan de enkelte trin udføres for at gøre det så forståeligt og verificerbart som muligt. - Brugerdokumentation
Beskriv processerne og virksomhedsspecifikke justeringer samt de manualer og træningsmaterialer, der er tilgængelige i din virksomhed. - Operationel dokumentation
Forklar datastrømmen og grænsefladerne samt sikringen af, at data ikke kan ændres.
Hvis du har spørgsmål til strukturen i den proceduremæssige dokumentation eller lignende, så tøv ikke med at kontakte os. Vi står gerne til rådighed.
Aileen Schüttke, tyskrevision
as@tyskrevision.com
